Automatizarea contabilității în România și viitorul contabilului
„Dacă facturile vin direct din SPV, banca trimite tranzacțiile, iar AI poate propune înregistrări, peste câțiva ani de ce mai avem nevoie de contabil?”
Întrebarea merită luată în serios. O parte din operațiunile contabile este deja automatizată, iar altele pot fi preluate treptat de software. Pentru anumite activități, asta poate însemna mai puține ore de lucru și mai puțini oameni necesari aceluiași volum.
Nu avem însă o bază solidă pentru a spune că întreaga contabilitate din România va funcționa fără intervenție umană sau pentru a pune o dată dispariției profesiei. Avem motive să ne pregătim pentru schimbarea muncii, inclusiv a serviciilor pentru care clientul este dispus să plătească.
Schimbarea începe înainte de inteligența artificială
RO e-Factura a făcut posibilă circulația facturilor într-un format structurat, XML, care poate fi prelucrat automat. Datele nu mai trebuie citite obligatoriu dintr-o fotografie și transcrise de cineva. Sistemele conectate le pot prelua direct.
SAF-T cere, la rândul său, raportarea structurată a informațiilor contabile și fiscale. Extinderea obligației către contribuabilii mici, începând din 2025, în condițiile reglementărilor aplicabile, a adus acest tip de raportare în activitatea mai multor firme.
Aceste schimbări creează condiții mai bune pentru automatizare. Nu înseamnă că ANAF ține contabilitatea firmei sau că o factură transmisă prin sistem a primit o confirmare a tratamentului ei contabil și fiscal.
O parte din progres vine din reguli și integrări bine construite. Pentru a prelua o sumă dintr-un XML sau a trimite o notificare recurentă nu ai nevoie, neapărat, de un model AI.
Operațiunile repetitive pot fi preluate de software
Preluarea facturilor, extragerea informațiilor din documente, asocierea unor încasări cu facturi și generarea rapoartelor standard sunt exemple de activități care pot fi automatizate, în funcție de aplicații și de calitatea datelor.
AI poate ajuta și la clasificări, identificarea unor situații neobișnuite sau redactarea explicațiilor. Nivelul de autonomie acceptabil depinde însă de ce face sistemul și de consecințele unei erori.
O factură recurentă de la același furnizor, pentru un serviciu cunoscut, este un caz diferit de o operațiune nouă, cu un contract pe care nimeni nu l-a analizat. În primul caz poți construi un flux stabil. În al doilea, ai nevoie de informații și verificări suplimentare.
De aceea, promisiunea că „softul face contabilitatea” trebuie desfăcută în pași concreți. Ce preia singur? Ce propune? Ce verifică și când oprește procesul pentru a cere intervenția unui om?
Documentul nu conține întotdeauna toată explicația
Pe o factură scrie „servicii conform contract”. Programul poate citi perfect furnizorul, suma și data. Dar contractul poate lipsi din documentele primite. Poate lipsi și confirmarea a ceea ce s-a prestat efectiv.
Un sistem performant poate semnala lipsa și poate cere documentele. Dacă informația relevantă nu este furnizată, nici omul, nici software-ul nu ar trebui să completeze golurile prin presupuneri.
Același lucru se întâmplă când o plată poate reprezenta un avans, stingerea unei datorii sau alt tip de operațiune. Identificarea sumei este doar o etapă. Încadrarea corectă depinde de context.
Contabilul care pune întrebarea potrivită, documentează răspunsul și verifică tratamentul are un rol care depășește introducerea datelor. Tehnologia îl poate sprijini și aici, dar concluziile trebuie susținute de informații verificabile.
Răspunderea nu se mută automat la aplicație
În România, Legea contabilității stabilește responsabilități pentru administrator și pentru persoanele care organizează și conduc contabilitatea, în funcție de forma de organizare și de contractele aplicabile. Achiziția unui abonament software nu înlocuiește aceste cerințe.
„Așa a calculat programul” nu este o explicație suficientă pentru o lucrare neverificată. Firma are nevoie să poată urmări datele folosite, regulile aplicate și corecțiile efectuate.
Dar nici existența unei responsabilități legale nu garantează că numărul actual de ore sau de posturi va rămâne neschimbat. O persoană poate supraveghea un proces mai eficient, dacă are competența, informațiile și capacitatea reală de a interveni.
Unele posturi se pot reduce chiar dacă profesia rămâne
Ar fi comod să spunem că tehnologia va elimina doar sarcinile plictisitoare și că nimeni nu va fi afectat. Nu putem promite asta.
Dacă o firmă poate livra același volum cu mai puțină muncă manuală, poate crește fără să angajeze în același ritm. Poate și să își reorganizeze echipa. Acestea sunt scenarii posibile, nu o prognoză numerică pentru piața din România.
Rolurile concentrate aproape exclusiv pe transcriere și operațiuni repetitive sunt mai expuse. Nici simpla folosire a AI nu garantează însă siguranța unui post. Contează dacă persoana înțelege rezultatul, observă problemele și poate duce lucrarea până la capăt.
Firmele trebuie să se gândească și la juniori. Dacă automatizezi activitățile prin care învățau până acum, ai nevoie de alt mod de formare: cazuri explicate, verificări împreună cu un coleg experimentat și acces treptat la lucrări mai complexe.
Clientul trebuie să vadă ce primește dincolo de documentele procesate
Antreprenorul poate avea acces la un raport generat automat și tot să nu înțeleagă de ce are profit, dar îi lipsesc banii pentru plăți. Explicația cere date complete și o discuție despre încasări, stocuri, datorii sau investiții, după caz.
Aici firma de contabilitate poate construi un serviciu mai util. Nu orice client dorește consultanță extinsă, iar aceasta nu trebuie promisă gratuit. Dar serviciile incluse și explicațiile oferite trebuie să fie clare.
La Huddle, preluarea facturilor din SPV, comunicarea și organizarea documentelor susțin această colaborare. Când contabilul și antreprenorul au acces la informații într-un cadru comun, pot reduce căutările și schimburile repetate de documente. Funcționalitățile Huddle au sens în acest context: eliberează timp și ajută echipa să urmărească activitatea.
Modul în care folosești timpul câștigat rămâne o decizie de management, inclusiv atunci când clientul întreabă de tarif.
Ce merită să schimbi în firma ta
Începe cu un proces repetitiv și măsoară timpul consumat, erorile și cazurile care necesită intervenție. Testează automatizarea, stabilește verificările și vezi dacă economia rămâne reală după ce incluzi corecțiile.
Instruiește echipa să înțeleagă rezultatele, nu doar să apese butoanele. Un soft nou schimbă puțin dacă echipa lucrează tot ca înainte. Păstrează un responsabil pentru excepții și explică clienților cum se schimbă colaborarea.
Poți porni într-o prezentare Huddle de la o întrebare concretă: ce activitate repetăm astăzi fără să adăugăm informație utilă?
Nu trebuie să aștepți răspunsul definitiv la întrebarea dacă AI va înlocui contabilul. Merită să verifici de acum cât din serviciul tău depinde de muncă manuală și cât depinde de competența pe care clientul o caută la tine.